Bereits 2019 trat die Richtlinie EU 2019/1937 („Whistleblowing-Richtlinie“) in Kraft. Diese verfolgt das Ziel, den Schutz von Hinweisgebern EU-weit zu garantieren und zu standardisieren. Als Hinweisgeber (oder „Whistleblower“) bezeichnet man Mitarbeiter:innen, die auf Missstände, wie z.B. rechtswidrige Vorgänge im eigenen Unternehmen aufmerksam geworden sind und darüber Meldung erstatten. Dies kann unter normalen Umständen mit schweren persönlichen Nachteilen verbunden sein.
Was die Whistleblowing-Richtlinie bedeutet
Daher statuiert die „Whistleblowing-Richtlinie“ für Unternehmen ab einer gewissen Größe (ab 50 Mitarbeiter:innen) nun die Pflicht, ein unternehmensinternes Hinweisgebersystem zu installieren. Konkret geht es hierbei um die Einrichtung einer entsprechenden Meldestelle, an die sich ein Hinweisgeber unter Wahrung seiner vollkommenen Anonymität wenden kann, ohne mögliche Nachteile in Kauf nehmen zu müssen. Die Umsetzung der Richtlinie in deutsches Bundesrecht und österreichisches Recht steht zwar noch aus, allerdings stellen ihre Regelungen einen Mindeststandard dar, hinter dem die nationalrechtliche Ausgestaltung nicht zurückbleiben darf.
Auch die Kommunen sind betroffen
Die EU-Richtlinie betrifft jedoch nicht nur privatrechtlich organisierte Unternehmen, sondern auch die öffentliche Hand. Alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind betroffen. Neben Behörden mit mehr als 50 regelmäßig Beschäftigten können aber ebenfalls Dienststellen von Gemeinden und Gemeindeverbänden zur Einrichtung eines anonymen Meldekanals bzw. eines richtlinienkonformen Hinweisgebersystems verpflichtet sein. Hierbei sieht die EU-Richtlinie eine Pflicht für Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern als Mindeststandard vor.
Wie sollte ein richtlinienkonformes Hinweissystem ausgestaltet sein?
Um ein richtlinienkonformes Hinweisgebersystem vorzuhalten, muss vor allem die Vertraulichkeit der Meldung gewährleistet sein und bezüglich aller in der Meldung enthaltenen Daten die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachtet werden. Die weitere konkrete Ausgestaltung des Systems steht den Kommunen aber frei.
Allerdings ist es ratsam, als betroffene Kommune für alle angegliederten Dienststellen einen einheitlichen Meldekanal bereitzustellen. Hier kann der Rückgriff auf externe Dienstleister geboten sein, die eine vorgefertigte und standardisierte Benutzeroberfläche im Wege eines Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung stellen, die den Anforderungen der EU-Richtlinie entspricht. Dies erspart der Kommune die Entwicklung eines eigenen Systems und eine aufwändige IT-Implementierung.
Unter Umständen kann es auch passend sein, ein solches digitales Hinweisgebersystem um einen in das System integrierten, anwaltlichen Schutz zu ergänzen. Die Vorteile hierbei sind, dass Vertrauensanwälte mit der Bearbeitung der eingehenden Hinweise betraut werden. Aufgrund ihrer beruflichen Verschwiegenheitsverpflichtung sowie ihrem anwaltlichen Zeugnisverweigerungsrecht garantieren sie dabei den Schutz der Anonymität des Hinweisgebers und die Vertraulichkeit des Hinweises und können mit ihrer Expertise den Hinweis bestmöglich bearbeiten und so die Organisation vor Geldbußen und Reputationsschäden schützen.
